Gestão do escritório

Como pedir documentos ao cliente sem se perder no WhatsApp

Para parar de correr atrás de documento, quatro passos resolvem: mande uma lista fechada do que o caso precisa, explique como conseguir cada item, receba tudo por um canal só e confira na chegada, marcando o que falta. O cliente não demora por má vontade; demora porque não sabe exatamente o que mandar nem onde encontrar.

Por Equipe Lavraria6 de outubro de 20264 min de leitura

Ilustração: o celular do cliente com a lista de documentos, um recebido e dois faltando, e os arquivos indo para a pasta do caso.

1. Mande uma lista fechada, por tipo de caso

"Me manda os documentos" gera três conversas e um arquivo faltando. Uma lista numerada gera um envio. Estes são pontos de partida usados na Lavraria, que você ajusta a cada caso:

Tipo de caso	Além de identidade e comprovante de endereço
Inventário e partilha	Certidão de óbito; certidão de casamento ou de nascimento de quem faleceu; certidões dos herdeiros; matrícula atualizada dos imóveis; documento dos veículos; extratos ou saldos na data do óbito.
Divórcio	Certidão de casamento atualizada; certidão de nascimento dos filhos; pacto antenupcial, se houver; matrícula dos imóveis e documento dos veículos; comprovantes de renda.
Alimentos	Certidão de nascimento de quem pede; comprovantes das despesas; comprovantes de renda de quem paga, se tiver.
Guarda e convivência	Certidão de nascimento da criança; comprovante de matrícula escolar; decisão ou acordo anterior, se houver.

2. Explique como conseguir cada documento

Boa parte do atraso é o cliente sem saber onde achar. Uma linha de instrução por item resolve: a carteira de trabalho está no aplicativo Carteira de Trabalho Digital; o extrato dos últimos meses sai em PDF pelo aplicativo do banco; a certidão atualizada se pede no cartório ou pela internet.

Vale escrever essas instruções uma vez e reaproveitar em todos os casos.

3. Receba por um canal só

Quando o documento chega por WhatsApp, e-mail e em mãos, alguém precisa juntar. Escolha um canal e diga ao cliente que é por ali. O ideal é um que já guarde o arquivo no caso certo e mostre ao cliente o que ainda falta.

Há também a questão do sigilo: documento de identidade e extrato bancário em conversa de aplicativo ficam no celular de quem recebe. A LGPD pede que o escritório guarde só o necessário e proteja o que guarda.

4. Confira na chegada e marque o que falta

Abra cada arquivo quando chegar: está legível, é o documento pedido, está dentro da validade? Marque como recebido e deixe à vista o que falta. Uma lista com o estado de cada item responde sozinha à pergunta "o que mais você precisa de mim?".

Documentos para pedir a gratuidade de justiça

A gratuidade está nos arts. 98 a 102 do Código de Processo Civil. O que se costuma juntar para demonstrar a situação financeira: documento de identidade com CPF, comprovante de endereço recente, carteira de trabalho, extratos bancários e comprovantes de renda dos últimos três meses e a última declaração de imposto de renda. O que o juízo exige varia; ajuste a lista à vara e ao caso.

Como a Lavraria faz isso

Cada caso nasce com a lista do seu tipo. Você manda um link e o cliente vê o que falta, com o "como conseguir" de cada item, e envia pelo celular. O arquivo cai no caso e espera o seu aceite. Veja o portal do cliente.

Documento do caso analisado na Lavraria, com cada dado, o trecho de onde saiu e a página. — O documento chega no caso, e a análise aponta cada dado com o trecho e a página. Tela da Lavraria, com dados fictícios.

Perguntas frequentes

Posso pedir documentos pelo WhatsApp?

Pode, mas os arquivos ficam espalhados e no celular de quem recebe. Um canal que guarda o documento no caso e mostra o que falta evita retrabalho e protege melhor os dados.

Que documentos pedir para um inventário?

Como ponto de partida: certidão de óbito, certidões de casamento ou nascimento de quem faleceu e dos herdeiros, matrícula atualizada dos imóveis, documento dos veículos e extratos na data do óbito. Cada caso pode pedir mais.

Como fazer o cliente mandar os documentos mais rápido?

Lista fechada, instrução de onde conseguir cada item e um canal só. O que mais atrasa é o cliente não saber exatamente o que mandar.

Fontes

Este texto é informativo e não substitui a análise de um advogado sobre o caso concreto.

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